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その場で返事をする習慣をつける
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私はアメリカの会社とよくファックスで連絡を取り合うのでよくわかるのですが、

彼らの反応は非常に速い(速くないところも ありますが、概して速い)です。

よくビジネス英語の参考書にも書かれていますが、

「ビジネス はスピードの勝負」の鉄則を彼らは守っているわけです。

なかには、

私がファックスを流したかと思うと、

ものの十分で 返事が返ってくることもあります。

どうしてでしょうか?

それはアメリカでは「返事はすぐに出す」という原則が徹底 しているからだと言えばそれまでのことですが、

私たち日本人 が学ばなければならないことが一つあります。

それは、

「もらったファックスに返事を書いて流す」というテクニックです。

アメリカ人はこれをよくやるのです。
私も初めてそのようなファックスを受け取ったときは、

「横着なことをしてからに……、 けしからん奴だ」と思いましたが、

実際、アメリ'カの会社では それが普通のようです。
しかしよく考えてみれば、

返事を一切もらえないことから比べれば非常によいことです。

私も昔は会社員でしたので、繁忙期の 忙しさは身にしみてわかっています。

てんてこまい状態になって いるときは、

電話の一本、ファックスの一枚に返事することさえ 時問が惜しいのです。

だからといって、

返事を求めているブァックスをそのまま放置 されたら、

やっぱり気分がよくありません。

だからこそ、

「もらった ファックスに返事を書いて流す」テクニックを使うのです。

年上の人に返すファックスなどでは、

「相手に対して失礼になら ないだろうか」と騰踏してしまうかもしれませんが、

それでも、

「今、大変忙しいので、いただいたファックスに返事を書かせていただきます」とでも

ひと言書き添えておけばいいでしょう。

そして 暇ができたときに電託をして、

「先ほどはもらったファックスで ご返事いたしましてすみませんでした」と

一言伝えればいいの です。

とにかく「そのまま放置」というのは避けたいものです。